Over verandering en afstandsbedieningen

We willen allemaal wel eens iets nieuws. Verandering, innovatie, het nieuwste van het nieuwste. Omgaan met die verandering, de innovatie of dat leuke nieuwste kost tijd. Soms veel tijd.

Om het heel simpel te houden. Je koopt een nieuwe tv. Met een hele nieuwe afstandsbediening. En die lijkt in de verste verte niet op de oude. Om van kanaal te wisselen zit de knop op een hele andere plek. De volumeknop is verplaatst. Dus elke keer als jij wilt overschakelen naar je favo tv-programma zitten je buren met hun vingers in hun oren op de bank. Had je toch weer de volumeknop te pakken.

Na een korte periode merk je dat je de knoppen nu wel goed kunt vinden. Dat is dus implementatie van verandering. En dan is jouw afstandsbediening nog een kleine verandering. Je gebruikt hem dagelijks, meerdere keren per dag, voor minimaal een uur of twee. Anders wordt het als je diezelfde afstandsbediening maar 11 keer per jaar zou gebruiken. En dan maar een paar keer per dag. Dan duurt het veel langer voor je de juist knoppen te pakken hebt.

Het is dus eigenlijk heel simpel. Hoe vaker je iets gebruikt, hoe sneller je iets leert. In organisaties werkt het hetzelfde. Er komt een nieuwe machine/computerprogramma/computer/administratiesysteem. Hoe snel iedereen gewend is aan het nieuwe is afhankelijk van hoe vaak ze het gebruiken. Iemand die het minder vaak gebruikt, heeft langer nodig om het te leren.

Voor optimaal resultaat is het van belang dat het leerproces volledig wordt afgemaakt. Vaak genoeg wordt iets ingevoerd en daarna wordt er nog iets ingevoerd, om vervolgens gereorganiseerd te worden tot weer iets nieuws. Omdat de medewerkers nog bezig waren met leren van het eerste, worden ze overspoeld. Er komt een punt waarop ze doen wat zij denken wat goed is. Voor hun maakt het dan niet meer uit wat eigenlijk de bedoeling was geweest.

Om weer terug te gaan naar ons voorbeeld: je koopt een nieuwe tv en richt je huis opnieuw in. Behalve dat je nu steeds de verkeerde knop te pakken hebt op de afstandsbediening, stoot je nu ook nog elke keer je knie tegen de salontafel. En twee weken later verplaatst je partner, zonder het te melden, weer alle meubels, omdat de nieuwe inrichting niet beviel.

Jij komt nietsvermoedend de woonkamer in, neemt een ruime bocht, om de salontafel te missen en tuimelt over de bank heen. In principe heb je alles goed gedaan. Je weet waar de volumeknop zit, al heb je dat nu nog niet kunnen bewijzen. En je weet dat je je knie pijn doet via de andere route. En toch gaat het mis. En dat is meteen iets dat leren van meer dingen tegelijk zo raar maakt. Want terwijl jij mokkend door de kamer springt met je zere knie ben jij helemaal niet blij dat je weet waar de volumeknop van je afstandsbediening zit. Terwijl je dat nou net succesvol geleerd hebt.

Een groot deel van het succes van verandering gaat om communicatie. Als je partner had doorgegeven dat de bank weer op zijn oude plek stond, had je er zeker rekening mee gehouden. Wel was je misschien een beetje chagrijnig geweest. Je hebt nu voor niks steeds je knie gestoten. Hetzelfde geldt voor veranderingen in organisaties. Als je weet dat ze er zijn, kun je je er op voorbereiden. Als je weet waarom ze er zijn, kun je er makkelijker mee omgaan.